勤怠管理システムについて

一般的な企業で採用されている勤怠管理システムについて説明いたします。勤怠の管理システムは社内の与えられている個人端末から社員IDとパスワードを入力し、ログインした状態で勤怠ページを開き、個人勤務時間を入力することで申請します。管理者や上司は入力された勤務時間に間違いがないかどうかを確認し、承認した上で、勤怠に関わる業務を担う部署にデータを送信します。全ての部署の勤怠情報を集約し、最終的にはその部門がチェックを行ない完了となります。勤怠情報は、社員の個人IDを設定したICカードで、会社の出入り口に設置しているリーダー部に当てることで自動的に勤怠の管理システムに入力される機能がついていることが多く、このようなシステムを採用している企業は増加傾向にあります。勤怠の管理システムを導入することで、勤怠を管理する労力やコストを削減でき、効率化が図れますので、今後はこういったシステムがスタンダードになると言えます。

企業の特色に合わせた勤怠管理の方法

勤怠管理は雇い主の義務ですので、企業はそれぞれが決めたルールの下で従業員の出退勤などを厳しく行っています。その方法は企業によって様々で、そこにフォーカスを当ててみると多くの発見があります。たとえば、システム開発を専門としているIT企業では、自前で勤怠管理ソフトを開発して給与計算などに反映をしています。自社開発とは言え手抜きをしているところはほとんどなく、開発時には勤怠管理の専門家にソフトの不備が存在していないかなどのチェックを任せています。ですから、不正が起こりにくいシステムの開発を行うことができ、従業員は安心して利用することができるのです。他にも表計算ソフトで管理をしていたり、中には紙ベースで管理をしているところも珍しくはありません。要は不正が起こらなければどんな方法でもいい訳ですので、多種多様な管理方法が存在するのです。

IDカードによる勤怠管理について

僕の会社ではIDカードが名札、タイムカードとして使用されています。打刻もカードで行うのですが、間違いがあった時などはパソコンで修正できるシステムになっています。月が変わると勤怠に間違いがないかチェックする為に全員に一覧が渡されるのですが、割と高い頻度で間違いが見つかります。紙製のタイムカードに比べ、大規模な会社では勤怠管理の時間の削減に繋がりますが、シフトが決まった時にパソコンに入力する際、入力ミスがあれば間違いが発生するということがあります。一方、紙製のタイムカードであれば個人で常にチェックできるため、打刻忘れ等もその場で分かります。IDカードが主流となっている近年、打刻チェックできる者がいなければ勤怠が分からないというのは紙製タイムカードに比べ、デメリットとなっているかも知れません。IDカードの普及で便利になったと言えど、従業員にもチェックできるシステムがあればと僕は常々思います。

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